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Pour des visioconférences plus efficaces !

A distance, comment mesurer le niveau d'attention des participants à une visioconférence ? Qui d'entre nous n'a-t-il pas profité du temps d'une visio pour faire autre chose comme regarder ses mails ou finaliser un compte-rendu ni vu ni connu... souvent car la réunion nous semblait trop longue, inutile, mal préparée ou mal gérée au niveau de l'outil de visio.


Alors voici quelques astuces simples pour que vos collaborateurs soient moins tentés d'aller voir ailleurs pendant vos visios ! En effet, bien organisée, une réunion à distance est un excellent outil de travail qui permet souvent d'économiser du temps et souvent d'être plus productive qu'une réunion classique.


Choisir le bon outil et le maîtriser

Le choix de l'outil de visio dépend notamment des participants invités car certains n'ont pas accès aux outils que vous pouvez proposer. Assurez-vous donc en amont qu'ils pourront suivre la réunion. Cependant parmi l'ensemble des outils aujourd'hui disponible, faire un choix adapté reste tout à fait possible (ZOOM, TEAMS, JITSI, JOIN.ME...). Attention, ZOOM ne propose une offre gratuite que pour 40 mn de visioconférence.

Choisir son outil c'est bien, mais en tant qu'organisateur, même si vous ne pouvez pas forcément connaître toutes les fonctionnalités de l'outil, veillez à le tester avant notamment sur les points suivants :

- Comment peut-on partager son écran ? Comment directement choisir la bonne fenêtre à afficher ou le bon document ? (nous avons déjà vu des fichiers qui n'avaient "rien à voir" s'afficher lors d'un partage d'écran !)

- Y-a-t-il un "tchat" et comment fonctionne-t-il ?

- Comment couper la camera ou le micro ?

- Comment accéder à la liste des personnes connectées ?


Outre les problèmes de connexion des uns et des autres, toujours possibles en visio, mieux vaut ne pas en rajouter à la liste des imprévus à gérer.


Préparer sa réunion

La réunion en visio, comme toutes les réunions, se prépare. Peut-être même encore davantage au niveau du cadre : à quel moment laissera-t-on la parole aux participants ? Et via quelles modalités (tour de table, "main levée", tchat, questions / réponses à la volée....) ?

Que prévoyez-vous en terme de cadre : durée de la réunion, gestion des interruptions, traitement des hors sujets.... ?


Une réunion dynamique

Il sera encore plus nécessaire que d'habitude d'être organisé durant une réunion en visio. Qu'allez-vous regarder pendant votre intervention ? Les participants ? Une page ouverte sur votre écran à part ? Ou un bout de papier à côté de vous ?

Prenez quelques minutes pour respirer et préparer vos documents ou notes avant de démarrer afin de ne pas vous agiter inutilement.

La réunion doit démarrer à l'heure mais comme on sait qu'on rentre plus vite dans les sujets en visio, laissez éventuellement 2 à 3 mn aux retardataires pour arriver (pas plus car sinon cela devient une habitude !).

Pensez bien à préciser l'ordre du jour, les règles de fonctionnement de la réunion et sa durée en introduction (attention : plus de 2h, c'est vraiment dur !).

Pour favoriser les échanges, il faudra se montrer quelque peu équilibriste : pensez à regarder fréquemment vos participants car les signaux visuels d'ennui, d'impatience, de léger agacement... sont moins perceptibles en visio mais non pas moins importants. Et en même temps, bien sûr, tenir le temps, distribuer la parole et avancer sur les sujets est aussi nécessaire.


Limiter les interruptions intempestives

C’est sans doute l’un des points les plus embêtants lors d’une réunion en ligne. Que ce soient les bruits de fonds; le micro qui grésille, la personne qui coupe la parole, etc. Vous pouvez tout à fait imposer certaines bonnes pratiques pour éviter ces problèmes comme :

  • Couper le micro quand on à pas la parole

  • Imposer de s’isoler dans un endroit calme pour cette visio

  • Lever la main quand on souhaite intervenir

  • Demander à vérifier en amont la qualité de la connexion

Ces mesures de bon sens vous feront gagner un temps et une énergie précieuse !


Finir à l'heure

S'il y a bien une règle à respecter, c'est celle-ci. Encore plus qu'en "présentiel" finir avec plus de 15 mn de retard une visio est exaspérant. D'abord car on "catalogue" l'organisateur comme incapable de tenir ses horaires.... mais aussi car on a parfois, une autre visio ou rendez-vous après. Si, en tant qu'organisateur, vous sentez que vous dérapez au niveau du temps, proposez clairement aux participants de reporter la fin de la réunion sauf s'ils manifestent leur accord pour poursuivre et terminer, même en retard.



Enfin, prévoir un plan B

Les problèmes de connexion ça existe, et peuvent vous concerner tout autant que les participants à votre réunion et parfois on n'y peut simplement rien. Sachez ce que vous ferez si cela arrive : un compte-rendu écrit, un report de la réunion en visio ou un appel groupé au téléphone. Dans tous les cas, comme pour n'importe quelle réunion, un compte-rendu doit être produit et celui-ci permettra, éventuellement en cas de déconnexion intempestive d'un participant, de rattraper l'ensemble des wagons.


Depuis aujourd'hui plus d'un an, nous sommes très souvent organisateurs ou participants à des visioconférences et nous sommes (heureusement) montés en compétences sur leur réalisation. Pour ceux qui la pratiquent encore un peu à reculons, la visioconférence n'a rien de difficile, il faut juste s'entrainer un peu :)


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